FAQ: Les modalités du contrat d’apprentissage

Le contrat d’apprentissage peut débuter 3 mois avant le démarrage de la formation et jusqu'à 3 mois après.

Le contrat doit respecter quatre règles :

1. Le 1er jour de formation doit avoir lieu dans les 3 premiers mois du contrat ;
2. Le 1er jour en entreprise doit avoir lieu dans les 3 premiers mois du contrat ;
3. Le temps en centre de formation doit être au minimum de 25% de la durée totale du contrat ;
4. La durée du contrat est équivalente à la durée de cycle de formation et ne peut être d’une durée inférieure à 6 mois.

NB : La date de soutenance de fin de cycle de formation doit être incluse dans la période du contrat.

◊ Source : articles L6211-2, L6222-12, L6222-7-1 du Code du travail

L’apprentissage est un mode de formation alternant périodes théoriques en formation et périodes pratiques en “entreprise”.

Un calendrier de l’alternance est défini avant le début de l’année universitaire afin que chacun s’organise (apprenti, employeur et CFA). La construction de ce calendrier est laissée à la libre appréciation de l’équipe pédagogique.

Une règle s’impose : le temps de formation doit être au moins égal à 25% du temps du contrat.

Exemple : pour un contrat de 12 mois, cela représente 402 heures minimum de formation ; pour 6 mois de contrat, 201 heures etc.

◊ Source : article L6211-2 du Code du travail

Il est possible de commencer l’apprentissage même si le contrat n’a pas été enregistré par l’OPCO (secteur privé) ou la DREETS (secteur public).

En revanche, il est impératif que l'employeur ait réalisé :

• la déclaration préalable à l’embauche de l’apprenti auprès de l’URSSAF (DPAE) ou la MSA (secteur agricole) ;
• le dépôt du contrat d’apprentissage et de la convention de formation sur la plateforme de l’OPCO ou de la DREETS. Le cas échéant, il peut mandater le CFA pour que celui-ci réalise cette démarche en son nom.

L’enregistrement du contrat peut prendre du temps, il est impératif que chaque partie conserve une copie du contrat d’apprentissage signé et visé par les trois parties.

Selon le code du travail, la durée du contrat d’apprentissage est équivalente au cycle de formation et peut varier de 6 mois à 3 ans.

Par exemple :

Pour une licence professionnelle en 1 an, la durée du contrat d’apprentissage est généralement de 12 mois.

Pour un master en 2 ans, la durée est généralement de 24 mois.

Pour une formation ingénieur en 3 ans, le contrat est généralement de 36 mois.

◊ Source : articles L6222-7 et suivants du Code du travail

Au plus tard dans les cinq jours ouvrables qui suivent le début de l’exécution du contrat d’apprentissage, l’employeur ou le CFA transmet le contrat à l’opérateur de compétences (OPCO) qui procèdera à son dépôt.

L’employeur, ou le CFA s’il en a procuration, doit joindre :

• Le contrat d’apprentissage (cerfa),
• La convention de formation,
• Le cas échéant, la convention tripartite réduisant ou allongeant la durée du contrat.

Ces pièces peuvent être transmises sous forme dématérialisée selon la procédure indiquée par l’OPCO concerné.

A réception du contrat, l’OPCO se prononce sur la prise en charge financière dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l’ensemble des documents. Il vérifie certaines informations notamment :

- l’éligibilité des formations à l’apprentissage,

- l’âge de l’apprenti,

- la qualité du maître d’apprentissage

- ou encore la rémunération des apprentis.

S’il constate la méconnaissance d’une ou plusieurs de ces conditions, l’opérateur de compétences refuse la prise en charge financière du contrat et le notifie à l’employeur et au CFA.

Toute modification d’un élément essentiel du contrat fait l’objet d’un avenant transmis à l’OPCO pour dépôt dans les mêmes conditions.

Lorsque le contrat d’apprentissage est rompu de manière anticipée, l’employeur notifie sans délai la rupture à l’OPCO et au CFA.

◊ Source : articles D6224-1 et suivants du Code du travail

Au plus tard dans les cinq jours ouvrables qui suivent la date de début de l’exécution du contrat, l’employeur public transmet à l’Unité Départementale de la DREETS compétente les pièces suivantes :

• Le contrat d’apprentissage ;
• La convention de financement conclue avec le CFA ;
• Le cas échéant, la convention tripartite réduisant ou allongeant la durée du contrat.

Cette transmission peut se faire par voie dématérialisée et peut être réalisée par le CFA si l’employeur l’y autorise.

À réception du contrat, l’administration vérifie certaines informations notamment :

• l’éligibilité des formations à l’apprentissage,
• l’âge de l'apprenti,
• et la rémunération des apprentis.

La DREETS statue dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l’ensemble des documents. Le silence gardé pendant 20 jours à valeur d’acceptation.

Toute modification d’un élément essentiel du contrat fait l’objet d’un avenant transmis à l’UD de la DREETS pour dépôt dans les mêmes conditions.

Lorsque le contrat d’apprentissage est rompu de manière anticipée, l’employeur notifie sans délai la rupture à l’UD de la DREETS et au CFA.

◊ Source : articles D6275-1 et suivants du Code du travail

Par principe, la durée du contrat d’apprentissage est égale à celle du cycle de formation qui fait l’objet du contrat. Elle est comprise entre 6 mois et 3 ans.

La durée du contrat d’apprentissage peut être d’une durée inférieure ou supérieure à celle du cycle de formation pour tenir compte du niveau initial de compétences de l'apprenti ou encore d’une mobilité à l'étranger.

Une convention tripartite d’aménagement de durée sera alors établie après évaluation des compétences du candidat et d’une individualisation du parcours de formation (calendrier personnalisé).

A savoir : certaines situations ne nécessitent pas la mise en place d’une telle convention, notamment les aménagements de parcours pour le sportif de haut niveau ou bien pour le bénéficiaire d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).

◊ Source : articles L6222-7 et suivants du Code du travail

En cas d’échec à l’examen, le contrat d’apprentissage peut être prolongé pour une durée d’un an au plus :

• par prorogation du contrat initial avec le même employeur ;
• par conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur.

◊ Source : article L6222-11 du Code du travail

Le rythme de l’alternance peut être modifié par réduction du temps de formation si l’apprenti a validé des matières ou des unités d’enseignement.

Attention : le temps de formation doit au minimum être de 25% de la durée totale du contrat.

L’échec sur la dernière année d’étude ne pose aucune difficulté pour la prolongation/redoublement.

En revanche, un niveau très insuffisant à l'issue de la 1ère année d’étude pourrait donner lieu à une réévaluation du niveau de l'apprenti et à un allongement de la durée de son contrat initial.

Cette possibilité fait l'objet d'une proposition du jury et nécessite l'accord de l'employeur et de l'apprenti.

La procédure pour la mise en place de cet allongement est la suivante :

• proposition du jury,
• accord des parties (employeur et apprenti),
• attestation de positionnement pédagogique établie par le responsable de formation,
• élaboration de l'avenant au contrat, de la convention de formation et de la convention tripartite avec le CFA EnSup-LR.

Comme tout salarié, un apprenti peut avoir une activité complémentaire rémunérée de type "petit boulot", en plus de son activité principale, et en dehors des périodes de congés payés, à 3 conditions :

1. qu'il n'ait pas signé un contrat d'exclusivité et qu’il respecte l’obligation de loyauté avec son employeur d'apprentissage,
2. qu'il ne manque pas des heures de cours ou des heures en entreprise principale,
3. dans la limite de 9 heures hebdomadaires, 48 heures par semaine au total tout confondu avec l’apprentissage ou de 44h en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

Pour des raisons de bon sens, l’accord de l’employeur est vivement recommandé par le CFA.

A noter : L’apprenti qui relève d’un contrat dans le secteur public a également le droit au cumul d’activités, sous réserve des mêmes conditions et de l’accord obligatoire de son employeur principal.

Le maître d’apprentissage est la personne directement responsable de la formation de l’apprenti au sein de l’entreprise. Il doit l’encadrer dans son travail et veiller à l’acquisition de compétences compatibles avec le métier préparé et le niveau de diplôme.

Le maitre d'apprentissage est mentionné sur le contrat. Tout changement fait l'objet d'un avenant au contrat.

A défaut d’accord de branche, il doit être salarié de l’entreprise, majeur, volontaire, offrir toutes les garanties de moralité et remplir les conditions suivantes :

• être titulaire d’un diplôme au moins équivalent à celui préparé par l’apprenti et en relation avec la formation suivie et justifier d’une expérience professionnelle d’un an minimum dans le domaine.
• si le maître d’apprentissage est titulaire d’un diplôme de niveau inférieur à celui préparé par l’apprenti, il doit justifier d’une expérience professionnelle de deux ans.

◊ Source : articles L6223-8-1 et R6223-22 du Code du travail

Le nom du maître d’apprentissage apparaît sur le contrat et l’employeur atteste qu’il répond aux critères d’éligibilité.

Tout changement de maître d’apprentissage au cours du contrat doit faire l’objet d’un avenant au contrat d’apprentissage

Un maître d’apprentissage ne peut encadrer simultanément que deux apprentis.
Exceptionnellement, il peut encadrer un apprenti supplémentaire dans le cas où ce dernier aurait échoué à son examen et prolongerait sa formation.